Otimizar processos administrativos é um objetivo que precisa ser perseguido continuamente por qualquer empresa. Afinal, a atividade empreendedora se baseia em conseguir o máximo aproveitamento dos recursos investidos, com o melhor nível de segurança possível.
A conquista desse objetivo começa com o planejamento de cada processo, desde o lançamento de uma despesa, até a emissão de uma nota fiscal.
Quando a sequência de etapas e tarefas necessárias à execução de determinado procedimento administrativo é elaborada, descrita e apresentada por meio de um fluxograma, a empresa passa a ter um padrão e consegue comunicar mais facilmente aos colaboradores como deseja que façam o seu trabalho.
No entanto, esse é o procedimento básico para que a organização realize a gestão das atividades com eficiência. Será preciso adotar outras medidas para alcançar o nível ideal de otimização de processos administrativos. Vamos conhecer todas elas? Confira!
1. Mapeie e diagnostique
Para começar o seu planejamento, que só mencionamos superficialmente na introdução, é preciso mapear os seus processos atuais. Verifique, relacione e descreva cada uma das tarefas necessárias em cada processo e, a partir disso, avalie o que não funciona como deveria.
Pode ser que algumas tarefas sejam repetidas em diferentes processos. Por isso, também é importante avaliá-los em conjunto posteriormente. Contudo, nesse primeiro momento procure os gargalos que diminuem a produtividade e eficiência em cada um deles.
Podem acontecer excessos e faltas, como uma burocracia sem função prática, ou não fazer o lançamento de um contato do cliente. Também é muito comum identificar procedimentos informais que podem prejudicar o controle, como a retirada de um item do estoque sem a geração de um registro formal.
2. Utilize indicadores
Depois de mapear os seus processos, diagnosticar os gargalos, elaborar um fluxo mais otimizado e registrá-lo em um documento, será preciso acompanhar sistematicamente o resultado, o que a empresa faz com a adoção de indicadores.
Eles podem mensurar os resultados de produtividade, como número de tarefas executadas, ou de qualidade, como o percentual de erros de lançamento nos pedidos. Nesse monitoramento, é importante observar a correlação entre os microprocessos da empresa.
Por exemplo, no caso do erro de lançamento em um pedido de venda, haverá efeitos no momento de emitir a nota fiscal, que também será emitida com erro se a importação dos dados for automática.
3. Automatize
Por falar em automação, esse é um recurso de grande impacto na otimização, tanto no que se refere à produtividade, quanto à eficiência e a qualidade. No caso da nota fiscal, sem a automatização o procedimento do lançamento dos dados precisaria ser efetuado duas vezes. Antigamente, era até comum encontrar empresas que precisavam fazer dois cadastros do cliente, um para o sistema de pedidos, outro para o de emissão e notas — algo que, felizmente, se tornou mais raro atualmente.
Como estamos sujeitos a falhas, quanto mais vezes precisarmos fazer um lançamento, maiores serão as chances de erro nos processos. No caso do lançamento duplicado, por exemplo, poderia perfeitamente existir um cliente registrado com dois nomes diferentes, o que os sistemas automatizados não permitem que ocorra.
4. Busque ajuda externa
Como pôde perceber com a leitura até aqui, a otimização de processos administrativos envolve muitos detalhes. Além disso, exige que os responsáveis pelos processos interrompam sua rotina para planejar novas formas de fazê-los melhor. Obviamente, o tempo dedicado vale a pena, pois será economizado posteriormente.
Porém, pode ser difícil para os envolvidos encontrar tempo para esse tipo e atividade. Em muitos casos, a empresa as acaba protelando indefinidamente. Esse é um dos motivos que justificam a busca de ajuda especializada de uma consultoria de processos.
Além de criar um comprometimento e um cronograma para iniciar e concluir os trabalhos, os consultores trazem experiência acumulada de outros diagnósticos que, junto com o olhar de quem observa de fora da rotina da empresa, ajudam a identificar os problemas com mais facilidade e clareza.
Portanto, otimizar processos administrativos implica basicamente em planejar, monitorar, automatizar e, preferencialmente, desenvolver um trabalho mais profissionalizado e especializado em processos, com a ajuda de uma consultoria.
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