O gerenciamento de estoque consiste na execução de tarefas relativas ao armazenamento, ao registro, ao controle e à auditoria dos itens estocados. Parece simples, mas é muito comum encontrar problemas nessa área que aumentam os desperdícios, favorecem desvios e, em consequência, prejudicam a lucratividade do negócio.
É preciso ter em mente que estoque é como um cofre. A diferença é que, no lugar de documentos e dinheiro, são produtos armazenados ali, mas que também têm um valor monetário e estratégico.
Para que não faltem ou sobrem produtos, é preciso fazer um bom diagnóstico e saber dimensionar o valor exato que precisa ser investido no estoque, assim a empresa evita que faltem recursos para outras áreas desnecessariamente.
Além disso, o gerenciamento de estoque ajuda a evitar os riscos de desvios, danificações, desperdícios e, ainda, ajuda nas vendas, já que informa com exatidão o que está disponível para comercialização. São motivos suficientes para dar atenção a essa área? Então, confira de uma vez por todas, como melhorar cada um dos processos de gestão de estoque.
Cadastro de produtos
Não existe um bom controle de estoque antes de organizar as informações sobre os vários itens armazenados. Dar baixa em produtos com códigos diferentes e com o mesmo preço para facilitar a entrega, por exemplo, prejudica todo o controle.
Do mesmo modo, é preciso garantir que não existam produtos duplicados e outras falhas de cadastro. Um bom sistema de gestão vai facilitar esse controle e é indispensável em grandes operações, ou mesmo em pequenas empresas com muitos itens estocados.
Recebimento de mercadorias
Antes de adotar políticas de gestão e estoque, é comum que as empresas nem ao menos tenham um responsável pelo recebimento de itens. Essa é uma tarefa que costuma ser tratada como secundária e, muitas vezes, ocorre pelas mãos de quer estiver mais disponível. Conforme a carga de trabalho, os recebimentos não são lançados imediatamente e os produtos são depositados no corredor.
No entanto, esse registro deve ser preciso e criterioso. Do contrário, todas as outras etapas ficam prejudicadas. Além disso, é um estágio importante para manter o espaço físico organizado. Cada item precisa ter um local definido e adequado para evitar avarias. Se deixados no corredor, podem até causar acidentes.
Muitas empresas pintam o chão com cores diferentes para facilitar a identificação das zonas de armazenamento e os espaços limites para manter produtos. Assim, o corredor fica sempre livre.
Retirada de mercadorias
Do mesmo modo, os registros de retirada devem ser igualmente precisos e criteriosos. Nessa etapa, é importante definir mecanismos de checagem. Elas devem ser efetuadas por pessoas diferentes, e podem ocorrer com cada um dos pedidos, ou por amostragem, se for inviável verificar cada pedido.
Controle e inventário
As checagens que mencionamos acima são um ótimo exemplo de situações que podem ser monitoradas por meio de indicadores. Desse modo, você consegue identificar a evolução da eficiência da equipe, estabelecer metas e melhorar constantemente. E, assim como no financeiro, se torna possível gerar relatórios e demonstrativos.
O inventário de estoque também precisa ser periódico. Isso não significa que seja necessário parar a sua operação para contá-lo inteiro. Se fizer um cronograma e distribuir os grupos de produtos nos dias do mês, poderá fazer a contagem em etapas. Elas ocorrerão mais vezes, mas serão menos produtos para contar em cada uma, o que evita erros e não prejudica a rotina de trabalho.
Por fim, considere que as etapas de gerenciamento de estoque que descrevemos funcionarão muito melhor a partir de um planejamento. Para isso, levante e registre como as etapas são efetuadas hoje, identifique onde estão os problemas e elabore um processo mais otimizado, que possa corrigi-los. Se tiver dificuldades, lembre-se de procurar ajuda especializada e continuar se informando constantemente.
Mas antes de ir, saiba que muitos empresários têm problemas com controle de estoque. Então, compartilhe esta postagem nas suas redes sociais!
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