A gestão de compras é o processo de disponibilizar insumos para a produção de uma empresa. Assim, seus desafios são manter o ciclo produtivo, cumprir prazos e, ao mesmo tempo, cortar gastos por meio da negociação com fornecedores.
Não são poucos os negócios que buscam respostas no setor de vendas para realizar melhorias financeiras, mas não conseguem o objetivo por problemas na gestão de compras. Lidar com os suprimentos afeta todas as etapas de um negócio, seja ele fabril ou prestador de serviços.
Neste artigo, você vai compreender melhor essa relação, descobrir a importância da gestão de compras para a empresa, além de encontrar um passo a passo para realizá-la. Boa leitura!
Qual é a importância da gestão de compras para a empresa
Realizar essa gestão é, basicamente, adequar um orçamento à necessidade de compra de insumos e à capacidade do estoque. Em outras palavras, você tem um valor em reais e uma lista de itens a serem comprados e deve fazer o melhor com isso.
Se for obsessivo com o corte de gastos, certamente vai prejudicar o produto final, ocasionando menos vendas e mais devoluções. A partir daí, inicia-se um círculo vicioso com mais prejuízo, o que afeta o orçamento do próximo mês e prejudica sua gestão de compras novamente.
Ou seja, soluções reducionistas não são a saída para os seus problemas, é muito bom que você tenha isso em mente a cada etapa.
Como realizar a gestão de compras na prática
Abaixo, listamos aqueles que consideramos os passos mais importantes para gerir seu processo de compras de maneira saudável. Avalie-os criticamente de acordo com as necessidades do seu negócio.
Organizar os processos
Há quem realize as compras de modo intuitivo e nunca se deu ao trabalho de dividi-lo em etapas. Todo processo de compras apresenta problemas, e se ele for demasiado complexo, você não vai conseguir saber onde o gargalo acontece.
Divida suas categorias de insumos (matéria-prima, equipamentos, ferramentas etc) e saiba quais são mais custosos, que demoram mais a chegar ou de menor qualidade. Aliás, essa dica vale para outros processos empresariais também.
Registre as entradas e saídas
Ciclos produtivos longos divididos em etapas permitem diversos fluxos de caixa. Assim, as entradas e saídas de cada etapa não se misturam, e você tem uma visão simplificada dos seus custos e gastos extras.
Com base nesse método é possível, por exemplo, calcular qual é a porcentagem do valor de compras que cada tipo de insumo representa e eleger prioridades ao negociar melhores preços com os fornecedores.
Tenha bom relacionamento com os fornecedores
E por falar em fornecedores, como é a sua relação com eles? Certamente ela não é ruim mas, se você quiser otimizar a gestão de compras, vai precisar desenvolver uma certa cumplicidade com eles.
Se virem em você um cliente fiel, eles vão participar ativamente da sua estratégia de compra de insumos, sugerindo melhores datas e condições de pagamento e oferecendo produtos quando eles estiverem em promoção.
Lembre-se de que cabe ao líder realizar o monitoramento e a análise dos resultados dos processos de compras. Logo, mesmo que você não seja o responsável direto pela gestão de compras, deve sempre manter os olhos nela.
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